Så byter du redovisningsbyrå utan att något faller mellan stolarna

Byta redovisningsbyrå: så går det till steg för steg

1. Kontrollera avtalet med nuvarande byrå. Se vilken uppsägningstid som gäller och vad som ingår i det sista arbetet, till exempel en pågående momsperiod eller ett bokslut.
2. Bestäm brytpunkt. Det enklaste är att byta vid ett periodskifte, till exempel efter en momsperiod eller efter ett avslutat räkenskapsår.
3. Säg upp avtalet skriftligt och meddela vilket datum den nya byrån tar över.
4. Begär överlämning av material. Nuvarande byrå lämnar ut bokföringen och underlagen, helst i digitalt format som går att importera.
5. Flytta behörigheterna hos Skatteverket. Den gamla byråns ombud tas bort och den nya byrån läggs till.
6. Gå igenom öppna frågor. Vi stämmer av ingående balanser mot föregående bokslut och mot skattekontot innan vi börjar bokföra.

Vad som ska lämnas över

Räkenskapsinformationen ska enligt bokföringslagen bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det är företaget som är bokföringsskyldigt, inte byrån. Därför behöver du se till att materialet finns kvar och är tillgängligt även efter bytet.

Ligger underlagen i ett bokföringsprogram som du själv har licens till kan vi ofta få tillgång direkt. Ligger de i byråns system behöver de exporteras. Kvitton och fakturor som sparats digitalt får behållas i den formen. Hur digital arkivering fungerar beskriver vi på sidan om digital bokföring.

Behörigheter hos Skatteverket

För att en byrå ska kunna lämna deklarationer åt ditt företag behöver den ha rätt behörighet. Enligt Skatteverkets sida om att vara ombud för ett företag gäller följande:

• Företaget utser ombud i e-tjänsten Ombud och behörigheter eller med en blankett.
• Företaget väljer vilken behörighet ombudet får. För att lämna deklarationer krävs behörigheten deklarationsombud.
• Ett deklarationsombud ska vara godkänt av Skatteverket, som bland annat prövar kunskaper och lämplighet.
• Ett ombud kan tas bort i samma e-tjänst eller med blanketten Avregistrering/återkallelse av behörighet (SKV 4804).

Den som är registrerad som verkställande direktör eller ensam firmatecknare hos Bolagsverket har redan tillgång till många av Skatteverkets e-tjänster för företaget och behöver inte vara registrerad som ombud.

Ett deklarationsombud kan skriva under en vanlig deklaration åt företaget, men inte den särskilda uppgiften. Det framgår av Skatteverkets sida för dig som får hjälp av en redovisningsbyrå.

När på året passar ett byte?

Det går att byta byrå när som helst, men vissa tidpunkter ger färre överlappningar.

För ett aktiebolag med kalenderår ska årsredovisningen ha kommit in till Bolagsverket inom sju månader från räkenskapsårets utgång för att förseningsavgift inte ska tas ut, enligt årsredovisningslagen. Byter du under våren behöver det vara tydligt vem som gör årsredovisningen.

Vanliga problem vid byte

• Ofullständig export. Bara en balansrapport räcker inte. Vi behöver verifikationerna och helst en SIE-fil.
• Gamla ombud ligger kvar. Tidigare byrå har kvar sina behörigheter tills de tas bort.
• Okända periodiseringsfonder. Tidigare avsättningar ska återföras i senare bokslut, och därför behöver vi se hela historiken.
• Löner mitt i månaden. Ett byte av lönehantering bör göras vid ett månadsskifte, så att en arbetsgivardeklaration inte delas mellan två byråer.

Så tar vi emot ditt företag

Vi börjar med en genomgång av hur bokföringen sköts i dag och vilka frister som ligger närmast. Därefter tar vi emot materialet, stämmer av mot föregående bokslut och skattekontot och tar över den löpande bokföringen från den brytpunkt vi kommit överens om. Beskriv ditt företag i formuläret, så återkommer vi med ett förslag på upplägg och tidsplan.

Checklista för bytet

• Uppsägningstid i nuvarande avtal
• Överenskommen brytpunkt
• Export av bokföring och underlag
• Ändrade behörigheter hos Skatteverket
• Lista över kommande frister: moms, arbetsgivardeklaration, bokslut, årsredovisning och deklaration