Löneadministration och arbetsgivardeklaration varje månad

Vad löneadministration omfattar

En lönekörning består av flera delar som hänger ihop. Hos oss ingår normalt:

• beräkning av bruttolön utifrån fast lön, timmar, tillägg och förmåner
• avdrag för frånvaro, till exempel sjukdom och föräldraledighet
• skatteavdrag enligt den anställdes skattetabell eller beslut om jämkning
• lönespecifikation till varje anställd
• beräkning av arbetsgivaravgifter
• arbetsgivardeklaration på individnivå till Skatteverket
• bokföring av lön, skatter och avgifter
• underlag för utbetalning från företagets bankkonto

Lönen är också en del av den löpande bokföringen, och arbetsgivaravgifterna dras från samma skattekonto som moms och preliminärskatt. Därför fungerar lönen bäst när samma byrå har överblick över båda.

Arbetsgivaravgifter 2026

Skatteverkets sida Belopp och procent 2026 anger vilka avgifter som gäller. Nivån beror på den anställdes födelseår.

Den sänkta avgiften för unga är tillfällig. Den gäller under perioden 1 april 2026 till 30 september 2027 för den som är mellan 19 och 23 år. För den del av lönen som överstiger 25 000 kronor i månaden gäller full avgift. Vi lägger in rätt avgiftsnivå för varje anställd så att du inte behöver hålla reda på födelseåren själv.

Arbetsgivardeklaration på individnivå

Den som betalar ut lön ska lämna en arbetsgivardeklaration varje månad. Deklarationen innehåller en huvuduppgift för företaget och en individuppgift för varje person som fått ersättning. Enligt Skatteverkets sida Arbetsgivare redovisas också frånvarouppgifter för anställda som kan ha rätt till tillfällig föräldrapenning eller föräldrapenning. Skatteverket skickar dem vidare till Försäkringskassan.

När deklarationen ska lämnas

Du deklarerar arbetsgivaravgifter och avdragen skatt månaden efter att lönen betalades ut. Datumet beror på företagets storlek. Här är några exempel från Skatteverkets sida När ska jag lämna arbetsgivardeklaration för 2026:

För de flesta mindre företag gäller den vänstra kolumnen. Skatten och avgifterna ska då betalas in senast samma dag som deklarationen ska vara inlämnad. Infaller ett datum på en helgdag flyttas det till nästa vardag.

Det här behöver vi från dig varje månad

Lönen blir aldrig bättre än underlaget. För att vi ska kunna göra en korrekt lönekörning behöver vi i god tid före löneutbetalningen:

1. Förändringar i anställningar. Nyanställda med personnummer, anställningsform och lön, samt uppgift om den som slutat.
2. Tidrapporter. Arbetade timmar för timanställda och eventuell övertid.
3. Frånvaro. Sjukdagar, semester, vård av barn och föräldraledighet.
4. Förmåner och utlägg. Till exempel bilförmån, friskvård eller utlägg som ska ersättas.
5. Skattebeslut. Om en anställd har jämkning eller särskild skattesats.

Det viktigaste är att uppgifterna kommer före lönekörningen. Rättelser i efterhand går att göra, men de skapar extra arbete både med lönespecifikationer och deklarationer.

Innan du anställer första gången

Ska du anställa för första gången behöver företaget vara registrerat som arbetsgivare hos Skatteverket. Registreringen görs via Verksamt.se, och enligt Skatteverkets sida För dig som vill starta företag kan det ta upp till sex veckor att hantera en registrering. Börja alltså i god tid. Vi hjälper dig med anmälan och lägger upp den första lönen, och mer om registreringar finns på sidan om att starta företag.

Vanliga misstag med lön

• Fel avgiftsnivå. Särskilt nu när avgiften för unga är tillfälligt sänkt är det lätt att en anställd hamnar på fel nivå, åt något håll.
• Glömd frånvaro. Frånvaro som inte rapporteras påverkar både lönen och frånvarouppgifterna till Försäkringskassan.
• Förmåner som inte redovisas. Förmåner är skattepliktiga och ska ingå i arbetsgivardeklarationen.
• Sen inbetalning. Det räcker inte att deklarationen lämnas i tid. Skatten och avgifterna ska också finnas på skattekontot senast samma dag.

Har ditt företag personal i restaurang eller bygg tillkommer krav på personalliggare. Det beskriver vi på sidorna om bygg och hantverk och restaurang och handel.

Checklista för en fungerande lönerutin

• Fast datum för när underlag ska vara inskickat
• Fast löneutbetalningsdag
• Rutin för tidrapporter och frånvaro
• Personalförteckning med personnummer, anställningsdatum och lön
• Kontroll av att avgifter och skatt finns på skattekontot på förfallodagen