Kundfakturering och kundreskontra med koll på betalningarna

Kundfakturering: vad fakturan ska innehålla

Skatteverket sammanfattar reglerna på sidan Momslagens regler om fakturering. En fullständig faktura ska innehålla:

Kraven är desamma oavsett om fakturan skickas elektroniskt eller på papper.

Förenklad faktura

En förenklad faktura får användas bland annat när totalbeloppet är högst 4 000 kronor inklusive moms, när det gäller en kreditfaktura eller när säljaren är momsbefriad med en årsomsättning på högst 120 000 kronor. Den behöver bara innehålla utfärdandedatum, säljarens identitet, vad som sålts och momsbeloppet eller uppgifter för att räkna ut det. En kreditfaktura ska hänvisa tydligt till den ursprungliga fakturan.

När måste du fakturera?

Säljer du till företag ska du normalt utfärda en faktura, oavsett belopp. Säljer du till privatpersoner krävs det i regel inte, men det finns undantag. En faktura krävs till exempel för byggtjänster till privatpersoner.

Huvudregeln är att fakturan ska utfärdas inom den tid som följer av god affärssed. För vissa försäljningar finns fasta tidsgränser:

Mer om byggtjänster finns på sidan om bygg och hantverk.

Kundreskontran: koll på vem som är skyldig vad

Kundreskontran är listan över företagets obetalda kundfakturor. När den är rätt vet du vilka kunder som har betalat, vilka som är sena och hur stora fordringarna är. Hos oss ingår att:

1. bokföra varje kundfaktura och kreditfaktura
2. matcha inbetalningar mot rätt faktura
3. hantera delbetalningar och överbetalningar
4. ta fram en lista över förfallna fakturor med jämna mellanrum
5. stämma av reskontran mot balansräkningen inför bokslutet

En reskontra som inte stäms av blir snabbt missvisande. En inbetalning som bokförts på fel kund kan leda till att en kund som redan har betalat får en påminnelse.

Påminnelser, ränta och avgifter

När en kund inte betalar i tid har du enligt lag rätt till ränta och i vissa fall avgifter.

• Dröjsmålsränta. Enligt räntelagen löper ränta från förfallodagen om en sådan finns. Saknas förfallodag börjar räntan i regel löpa trettio dagar efter att fakturan skickades. Räntan är Riksbankens referensränta plus åtta procentenheter, om inget annat har avtalats.
• Påminnelseavgift. Enligt lagen om ersättning för inkassokostnader får du ta ut högst 60 kronor för en skriftlig påminnelse, men bara om det avtalats senast när skulden uppkom.
• Förseningsersättning. Mellan företag har du dessutom rätt till en förseningsersättning på 450 kronor när du har rätt till dröjsmålsränta.

Ett exempel på en påminnelserutin:

Tidpunkterna är ett förslag. Det viktiga är att rutinen följs varje månad.

Faktureringsmetoden och kontantmetoden

Hur kundfakturorna bokförs beror på vilken metod företaget använder. Med faktureringsmetoden bokförs fakturan när den skickas och betalningen när den kommer in. Med kontantmetoden bokförs fakturan först när den betalas, och obetalda fakturor tas med vid bokslutet. Skatteverket beskriver skillnaden på sidan Bokföring och bokslut, där faktureringsmetoden kallas huvudmetoden i bokföringslagen.

Vanliga fel på fakturor

• Saknat löpnummer eller dubbla nummer
• Köparens momsregistreringsnummer saknas vid omvänd betalningsskyldighet
• Fel momssats, särskilt efter att momsen på livsmedel sänktes till 6 procent den 1 april 2026
• Otydlig beskrivning av vad som levererats
• Påminnelseavgift som inte avtalats i förväg

Fakturorna påverkar direkt momsredovisningen och den löpande bokföringen. Beskriv i formuläret hur ni fakturerar i dag, så föreslår vi ett upplägg.

Checklista för fakturering

• Fakturamall med alla obligatoriska uppgifter
• Löpnummerserie som inte går att hoppa över
• Betalningsvillkor och eventuell påminnelseavgift i avtal eller offert
• Rutin för påminnelser
• Avstämning av kundreskontran varje månad