Med digital bokföring fotograferar eller laddar du upp kvitton och fakturor i stället för att skicka pärmar, och underlagen arkiveras elektroniskt. Det sparar tid för både dig och oss, men det finns regler för hur räkenskapsinformationen ska bevaras och när ett papperskvitto får slängas. Vi arbetar digitalt med företag i hela Göteborgsregionen och hjälper dig att sätta upp ett flöde som håller enligt bokföringslagen. Här går vi igenom vad som gäller och hur ett bra digitalt flöde ser ut.
Bokföringslagen gör ingen skillnad på om räkenskapsinformationen finns på papper eller i elektronisk form. Samma krav gäller: verifikationerna ska innehålla rätt uppgifter, bokföringen ska vara aktuell och materialet ska bevaras i sju år. Skatteverket skriver på sidan Bokföring och bokslut att bevarandekravet gäller även det som bokförts i dator.
Här är de regler som oftast påverkar ett digitalt flöde:
Kortköp och kontantförsäljning behöver komma in snabbt
5 kap. 7 §: verifikationens innehåll
Bilden av kvittot ska vara läsbar och visa datum, belopp, motpart och vad köpet avser
7 kap. 2 §: bevarande till och med sjunde året
Arkivet måste finnas kvar även om du byter program eller byrå
7 kap. 6 §: överföring till annan form
Ett original får förstöras efter överföring om informationen inte riskerar att ändras eller gå förlorad
När får papperskvittot slängas?
Enligt 7 kap. 6 § bokföringslagen får räkenskapsinformation som har överförts till en annan pappershandling eller elektronisk handling förstöras, förutsatt att överföringen sker på ett sätt som inte riskerar att informationen ändras eller går förlorad. I praktiken betyder det att du kan skanna eller fotografera ett papperskvitto och sedan kasta det, om den digitala kopian är fullständig och läsbar och sparas på ett säkert sätt.
Några saker att kontrollera innan du slänger originalet:
Hela kvittot syns, inklusive datum, säljare, belopp och moms.
Texten är skarp nog att läsas även om sju år.
Filen sparas i ett system med säkerhetskopior, inte bara i telefonens kamerarulle.
Det framgår vad köpet gällde, till exempel genom en kommentar i bokföringsprogrammet.
Förvaring utomlands
Huvudregeln i 7 kap. bokföringslagen är att räkenskapsinformationen ska förvaras i Sverige. Elektroniska handlingar får enligt 7 kap. 3 a § förvaras i ett annat EU-land om platsen anmäls till Skatteverket, myndigheterna kan få omedelbar elektronisk åtkomst och handlingarna kan skrivas ut i Sverige. Använder du en molntjänst är det värt att veta var data lagras.
Ett digitalt flöde som fungerar
Så här brukar vi lägga upp arbetet med ett företag som bokför digitalt:
Inkommande underlag. Leverantörsfakturor skickas som e-faktura eller PDF till en särskild inkorg. Kvitton fotograferas i en app direkt efter köpet.
Bankkoppling. Transaktionerna från företagskontot hämtas automatiskt eller via fil, så att varje betalning kan matchas mot ett underlag.
Kontering. Vi konterar underlagen och kontrollerar att momsen är rätt och att underlaget håller som verifikation.
Avstämning. Bank, skattekonto och reskontror stäms av med jämna mellanrum.
Arkiv. Underlagen ligger kvar i systemet kopplade till respektive verifikation.
Det viktiga är att det finns en tydlig väg för varje typ av underlag. När ett kvitto kan komma via mejl, sms, papper och app samtidigt är det lätt att något försvinner eller bokförs två gånger.
Vad du gör och vad vi gör
Vad du gör och vad vi gör
Du
Vi
Fotograferar kvitton direkt efter köpet
Konterar och bokför
Skriver en kort kommentar om vad köpet gällde
Frågar när något är oklart
Ser till att leverantörer skickar fakturor till rätt adress
Matchar betalningar mot underlag
Ger oss läsbehörighet till banken eller skickar kontoutdrag
Stämmer av och rapporterar
Digitalt underlag och moms
En digital faktura har samma krav på innehåll som en pappersfaktura. Skatteverket skriver på sidan om momslagens regler om fakturering att kraven är desamma oavsett om fakturan utfärdas elektroniskt eller på papper. Ett kort kvitto från en butik är ofta en förenklad faktura, och köparen har inte rätt att dra av momsen i en förenklad faktura om totalbeloppet överstiger 4 000 kronor inklusive moms. Läs mer på sidan om kundfakturering och reskontra.
Vanliga misstag med digital bokföring
Suddiga bilder. Ett kvitto som inte går att läsa är inte en giltig verifikation.
Allt i en mapp. Filer utan koppling till bokföringen är svåra att hitta vid en granskning.
Ingen plan vid byte av program. Arkivet ska finnas kvar i sju år. Exportera allt innan ett abonnemang sägs upp.
Dubbla underlag. Samma faktura kommer både som PDF och på papper och bokförs två gånger.
Ska du byta byrå eller program samtidigt som du går över till digitalt beskriver vi överlämningen på sidan om att byta redovisningsbyrå. Grunderna i bokföringen finns på sidan om löpande bokföring.
Checklista för att gå över till digital bokföring
Välj ett system som arkiverar underlag kopplade till verifikationerna
Ordna en särskild inkorg för leverantörsfakturor
Koppla eller exportera bankens transaktioner
Bestäm hur kvitton ska fotograferas och kommenteras
Kontrollera var data lagras och hur det säkerhetskopieras
Bestäm vad som händer med arkivet om ni byter system
Offertförfrågan
Beskriv ditt företag
Frågor och svar
Vanliga frågor
Ja, om informationen har överförts på ett sätt som inte riskerar att den ändras eller går förlorad. Den digitala kopian ska vara fullständig, läsbar och sparas säkert i sju år.
Ja. Kraven på vad en faktura ska innehålla är desamma oavsett om den utfärdas elektroniskt eller på papper.
Huvudregeln är förvaring i Sverige. Elektroniska handlingar får förvaras i ett annat EU-land om platsen anmäls till Skatteverket, myndigheterna kan få omedelbar elektronisk åtkomst och handlingarna kan skrivas ut i Sverige.
Räkenskapsinformationen ska finnas kvar i sju år. Exportera alla verifikationer och underlag innan ett abonnemang sägs upp.
Nödvändiga cookies håller webbplatsen säker och sparar dina val. Med ditt tillstånd använder vi Google Analytics för att förstå hur webbplatsen används.
NödvändigaAlltid aktiva
Inloggning, säkerhet, land, språk och dina cookieval.
Hjälper oss att mäta besök med Google Analytics. Avstängt tills du väljer det.