Redovisning för restauranger, caféer och butiker

Redovisning för restaurang: moms på mat 2026

Den största förändringen för branschen 2026 gäller momsen. Enligt Skatteverkets sida Momssatser och undantag från moms gäller:

Det som avgör om försäljningen är en restaurangtjänst är om kunden använder service som servering, dukning eller disk. Samma pizza kan alltså ha 12 procent moms när den äts i lokalen och 6 procent när den hämtas. Förpackning och transport för mat som tas med följer samma momssats som maten, medan en fristående leveranstjänst från ett annat företag har 25 procent. Vid en restaurang- eller cateringtjänst som innehåller både mat och alkohol ska försäljningen delas upp, med 12 procent på maten och 25 procent på alkoholen.

För redovisningen betyder det att kassasystemet behöver kunna skilja på avhämtning och servering, och att dagsrapporterna måste visa försäljningen per momssats. Vi stämmer av momsen mot kassans rapporter innan varje momsdeklaration.

Kassaregister

Enligt Skatteverkets sida om kassaregister måste företag som tar emot kontant- eller kortbetalningar registrera försäljningen i ett kassaregister. Det gäller också betalningar som tas emot elektroniskt, till exempel via Swish. Kassaregistret ska vara tillverkardeklarerat och kopplat till en kontrollenhet eller ett kontrollsystem, och verksamheten ska anmäla till Skatteverket att den använder kassaregister.

Undantag vid obetydlig omfattning

Du behöver inte kassaregister om den kontanta försäljningen är av obetydlig omfattning. Enligt Skatteverkets sida om undantag från kravet på kassaregister är gränsen högst fyra prisbasbelopp inklusive moms under ett räkenskapsår på tolv månader. Prisbasbeloppet är 59 200 kronor 2026 enligt Skatteverkets Belopp och procent 2026, vilket ger en gräns på 236 800 kronor. Distans- och hemförsäljning, varuautomater och obemannad försäljning är också undantagna. App- eller webbförsäljning när kunden sitter i restaurangen räknas däremot inte som distansförsäljning.

Kassan i bokföringen

Kontanta in- och utbetalningar ska enligt bokföringslagen bokföras senast påföljande arbetsdag. För en restaurang eller butik betyder det att dagsrapporten, eller Z-rapporten, ska bokföras dagligen eller med ett system som för över försäljningen automatiskt. Vi stämmer av:

• kassans försäljning mot inbetalningar från kortinlösen och Swish
• kontantkassan mot insättningar på banken
• försäljning per momssats mot momskontona
• dricks och presentkort, som behöver hållas isär från den vanliga försäljningen

Personalliggare i restaurang och livsmedelshandel

Restaurang är en av de branscher där du enligt lag måste föra personalliggare. Enligt Skatteverkets sida Så fungerar personalliggare gäller det även bland annat livsmedels- och tobaksgrossister, fordonsservice, kropps- och skönhetsvård och tvätterier.

I personalliggaren ska varje arbetsdag registreras:

• fullständigt namn och personnummer eller samordningsnummer för alla som är verksamma, även obetalda och inhyrd personal
• när varje arbetspass börjar och slutar

Har du enskild firma och bara du, din make eller maka och barn under 16 år arbetar i verksamheten behöver du inte föra personalliggare. Samma undantag gäller för fåmansföretag med motsvarande krets. Saknas liggaren eller förs den fel är kontrollavgiften 12 500 kronor plus 2 500 kronor för varje person som inte finns med men bedöms vara verksam. Personalliggaren ska sparas i två år efter utgången av det kalenderår då beskattningsåret gick ut.

Lön och arbetstider hänger ihop med personalliggaren. Läs om lönehanteringen på sidan om löneadministration.

Tillstånd och kontakter med Göteborgs Stad

Restauranger behöver ofta tillstånd från kommunen, till exempel serveringstillstånd eller bygglov när en lokal byter användning. Göteborgs Stads företagslots hjälper företagare som behöver vägledning i kommunens processer, bland annat kring serveringstillstånd, bygg och mark. Vi tar hand om ekonomin, så kan du lägga tiden på driften.

Det här behöver vi från dig

• Tillgång till kassasystemets rapporter, helst med automatisk export
• Redovisning från kortinlösen och Swish
• Uppgift om kontantinsättningar
• Leverantörsfakturor för råvaror och dryck
• Personalliggare och tidrapporter inför lönen

Vanliga fel i restaurang och handel

• Fel momssats i kassan. Avhämtning och servering är upplagda med samma sats.
• Kassan bokförs i klump varje månad. Det strider mot kravet på daglig bokföring av kontanta betalningar.
• Bara nettot från kortinlösen bokförs. Då syns inte avgifterna, och försäljningen går inte att stämma av mot kassan.
• Personalliggaren uppdateras i efterhand. Passen ska registreras när de börjar och slutar.

Har du flera verksamheter eller funderar på att starta ett nytt ställe kan du läsa mer på sidan om att starta företag.

Checklista för restaurang och butik

• Tillverkardeklarerat kassaregister anmält till Skatteverket
• Momssatser i kassan uppdaterade för 6, 12 och 25 procent
• Personalliggare som förs löpande vid varje passbyte
• Daglig bokföring av kassans dagsrapport
• Månatlig avstämning av kortinlösen och kontanter