Löpande bokföring för företag i Göteborg

Vad löpande bokföring innebär enligt lagen

Enligt bokföringslagen ska alla som är bokföringsskyldiga löpande bokföra sina affärshändelser. Skatteverket sammanfattar det på sidan Bokföring och bokslut: alla som driver näringsverksamhet ska upprätta en bokföring, oavsett företagsform.

Lagen skiljer på två typer av affärshändelser när det gäller hur snabbt de ska bokföras:

Kravet på kontanta betalningar gäller alltså i praktiken nästan dagligen för en butik eller ett café, medan ett konsultföretag som bara fakturerar ofta kan samla ihop underlagen och bokföra med jämna mellanrum. Det viktiga är att bokföringen är aktuell nog för att du ska kunna redovisa moms och arbetsgivaravgifter i rätt tid.

Vad en verifikation ska innehålla

Varje bokförd affärshändelse ska ha en verifikation. Bokföringslagen (5 kap. 7 §) kräver bland annat att verifikationen visar:

• när den sammanställdes och när affärshändelsen inträffade
• vad affärshändelsen avser
• vilket belopp den gäller
• vilken motpart den berör
• ett verifikationsnummer eller annat identifieringstecken

Ett kvitto från en butik innehåller oftast det mesta. Det som brukar saknas är vad köpet gällde och varför det hör till verksamheten. En kort anteckning direkt när du laddar upp kvittot sparar mycket tid i efterhand.

Så delar vi upp arbetet

En fungerande löpande bokföring bygger på en tydlig rollfördelning. Så här brukar uppdelningen se ut när vi sköter bokföringen åt ett mindre företag:

Hur ofta vi bokför bestäms av företagets behov. Ett företag med månadsmoms behöver bokföringen klar varje månad, medan ett mindre företag med årsmoms kan klara sig med glesare avstämningar. Läs mer om perioderna på sidan om momsredovisning.

Avstämningar som gör bokföringen pålitlig

Att bokföra verifikationer är bara halva jobbet. Lika viktigt är att kontrollera att saldona stämmer. Vi stämmer regelbundet av:

1. Bankkontot mot bankens saldo, så att inga transaktioner saknas eller är dubbelbokförda.
2. Skattekontot mot Skatteverkets uppgifter, så att inbetald preliminärskatt, moms och arbetsgivaravgifter är rätt bokförda.
3. Kundfordringar mot obetalda kundfakturor, så att du vet vem som är skyldig företaget pengar.
4. Leverantörsskulder mot obetalda leverantörsfakturor.
5. Momskonton mot den moms som ska redovisas för perioden.

När avstämningarna görs löpande blir bokslutet mycket enklare, eftersom felen upptäcks när de är små och fortfarande går att förklara.

Arkivering av räkenskapsinformation

Bokföringslagen kräver att räkenskapsinformationen bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. För ett räkenskapsår som följer kalenderåret 2026 innebär det att materialet ska sparas till och med 2033. Det gäller kvitton, fakturor, kontoutdrag, avtal av betydelse och själva bokföringen.

Underlagen får sparas digitalt. Hur det fungerar, och när ett papperskvitto får slängas efter att det har skannats, beskriver vi på sidan om digital bokföring.

Vanliga misstag i den löpande bokföringen

• Privata och företagets utgifter blandas. Särskilt i enskild firma är det lätt att betala något privat med företagskortet eller tvärtom. Det går att rätta, men varje sådan post kräver en förklaring.
• Kvitton samlas i en låda hela året. Då är det svårt att minnas vad köpen gällde, och momsavdrag kan gå förlorade om underlaget inte håller.
• Kontantförsäljning bokförs i klump. Kontanta betalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag, och för den som har kassaregister ska dagsrapporterna stämma med bokföringen.
• Ingen avstämning av skattekontot. Ränta, förseningsavgifter och felaktiga inbetalningar syns först när någon jämför bokföringen med Skatteverkets uppgifter.

Checklista inför att du lämnar över bokföringen

• Organisationsnummer och uppgift om räkenskapsår
• Senaste bokslut eller öppningsbalans om företaget är nystartat
• Tillgång till företagskontot och skattekontot, eller en plan för hur kontoutdrag skickas
• Uppgift om momsregistrering och redovisningsperiod
• Om företaget har anställda: lönesystem och uppgift om arbetsgivarregistrering
• Avtal som påverkar bokföringen, till exempel leasing, hyra och lån

Har du ett aktiebolag finns mer om helheten på sidan om redovisning för aktiebolag. Driver du enskild firma har vi samlat det som skiljer sig på sidan om bokföring för enskild firma.